Custodia y Gesti贸n documental

La custodia y la gesti贸n documental es una parte importante del 茅xito de cualquier empresa. Las organizaciones necesitan asegurarse de que los documentos se guardan de forma segura y se gestionan adecuadamente para cumplir la normativa y garantizar que las operaciones empresariales se desarrollan sin problemas.

Es importante que las organizaciones conozcan las mejores pr谩cticas para la custodia y gesti贸n de documentos con el fin de garantizar que sus documentos se almacenan de forma segura y se manejan adecuadamente.

En A-Z_Protecci贸n estamos especializados ayudar a las empresas con la gesti贸n documental, cumpliendo siempre con la seguridad de la RGPD y la Normativa Europea.

驴Qu茅 es la custodia y la gesti贸n documental?

La custodia y gesti贸n de documentos, tambi茅n conocida como gesti贸n documental, es el proceso de gesti贸n y protecci贸n de documentos en toda la organizaci贸n para garantizar que est茅n seguros y disponibles cuando se necesiten.

La gesti贸n de documentos tambi茅n incluye el escaneado y la creaci贸n de copias digitales de documentos en papel en las que se puedan realizar b煤squedas, de modo que se puedan gestionar, almacenar y encontrar f谩cilmente cuando se necesiten.

Con una custodia y gesti贸n documental adecuadas, las organizaciones pueden estar seguras de que sus documentos est谩n protegidos, disponibles cuando se necesitan y cumplen la normativa. Tambi茅n pueden ahorrar tiempo y dinero reduciendo la necesidad de descubrir registros f铆sicos durante las auditor铆as y protegi茅ndose contra las filtraciones de datos.

Ventajas de la custodia y gesti贸n adecuadas de documentos

Hay muchos beneficios asociados a la custodia y gesti贸n adecuadas de los documentos, entre los que se incluyen los siguientes:

PROCESOS MEJORADOS聽

El control de documentos facilita el seguimiento y el cumplimiento de los procesos organizativos, lo que significa que los documentos pueden fluir m谩s r谩pidamente a trav茅s de la organizaci贸n.

CONTROL DE DOCUMENTOS聽

Garantizar que los documentos se gestionan y aseguran adecuadamente reduce el riesgo de p茅rdida o violaci贸n de datos y permite a las organizaciones encontrar documentos de forma r谩pida y sencilla. Tambi茅n ayuda a reducir el riesgo de infracciones de la normativa

AHORRO DE COSTES聽

Las organizaciones pueden ahorrar dinero minimizando la necesidad de almacenamiento f铆sico y reduciendo el tiempo dedicado a la detecci贸n durante las auditor铆as. Tambi茅n pueden reducir el gasto en impresi贸n y env铆o.

SATISFACCI脫N DEL CLIENTE

Las organizaciones que practican la gesti贸n de una documentaci贸n adecuada probablemente tendr谩n clientes m谩s satisfechos, ya que podr谩n acceder a los documentos de forma r谩pida y sencilla cuando realicen reclamaciones.

Los clientes tambi茅n apreciar谩n la r谩pida resoluci贸n de conflictos y la posibilidad de ver f谩cilmente lo que un proveedor ha hecho por ellos.

M脕XIMA SEGURIDAD

El control de documentos es una parte fundamental de la seguridad de una organizaci贸n, ya que garantiza que los documentos no puedan manipularse ni perderse.

Esta pr谩ctica salvaguarda la integridad y confidencialidad de la informaci贸n, fortaleciendo la base de confianza tanto internamente como en las relaciones con los clientes.

PASOS PARA MANTENER LOS DOCUMENTOS SEGUROS Y ORGANIZADOS

  • Cuando almacene documentos f铆sicos, aseg煤rese de que est谩n debidamente organizados por temas para que puedan encontrarse f谩cilmente cuando se necesiten. Aseg煤rate de que los documentos se guardan en un lugar seguro, como una taquilla o un armario.

 

  • Aseg煤rate tambi茅n de que no est茅n en el suelo para protegerlos de las inundaciones.

 

  • Si almacenas los documentos digitalmente, asegurate de que el sistema es seguro y de que s贸lo tiene acceso a 茅l el personal autorizado.

 

  • Si utilizas una soluci贸n basada en la nube, asegurate de que cumple la normativa y de que los datos se cifran correctamente cuando se transfieren.

Implantar pol铆ticas de custodia y gesti贸n docuemental

Establece pol铆ticas que dicten c贸mo se gestionan y almacenan los documentos en toda la organizaci贸n. Estas pol铆ticas pueden especificar qu茅 temas cubre cada documento, cu谩nto tiempo deben conservarse los documentos y c贸mo y cu谩ndo deben eliminarse, por ejemplo, si pueden triturarse o deben enviarse a un almac茅n externo.

Estas pol铆ticas facilitar谩n el seguimiento de las pr谩cticas adecuadas de gesti贸n de documentos y mantendr谩n los documentos seguros.

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Pol铆ticas de custodia y gesti贸n de documentos

Las pol铆ticas de custodia y gesti贸n de documentos ayudan a definir y gestionar los ciclos de vida de los documentos. Se encargan de cubrir los siguientes aspectos:

ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS聽

El almacenamiento de documentos hace referencia al lugar donde se guardan los documentos. Puede ser en un archivador, en un archivador virtual o incluso en formato digital.

RECUPERACI脫N DE DOCUMENTOS聽

La recuperaci贸n de documentos se refiere a c贸mo se saca un documento del almac茅n cuando se necesita. Puede ser manualmente con un documento en papel o a trav茅s de un sistema digital.

Digitalizaci贸n de documentos

El lugar de trabajo moderno es cada vez m谩s digital y, en consecuencia, la digitalizaci贸n de documentos es cada vez m谩s necesaria. Entre las ventajas de la digitalizaci贸n de documentos se encuentran la mejora de la productividad, el ahorro de costes y la mejora de la seguridad.

La digitalizaci贸n de documentos facilita el intercambio y el almacenamiento de informaci贸n, y permite a las empresas acceder a los documentos desde cualquier lugar. Adem谩s, la digitalizaci贸n de documentos puede ayudar a reducir el riesgo de p茅rdida de datos, as铆 como proporcionar mejores oportunidades de colaboraci贸n para los equipos, tanto interna como externamente.

La digitalizaci贸n de documentos es una parte esencial para seguir siendo competitivo en el mundo digital actual, y ahora es el momento perfecto para considerar la digitalizaci贸n de sus documentos.

驴Qu茅 es la digitalizaci贸n de documentos?

La digitalizaci贸n de documentos es el proceso de convertir documentos f铆sicos en un formato digital, como un archivo PDF, Word, etc. Los documentos digitalizados pueden consultarse y actualizarse f谩cilmente. Si quiere modernizar su oficina, la digitalizaci贸n de documentos es una buena manera de empezar.

La digitalizaci贸n de documentos es esencial para las organizaciones que necesitan compartir grandes cantidades de datos entre diferentes ubicaciones geogr谩ficas, departamentos y/o empleados, o con clientes y proveedores. Tambi茅n es 煤til para archivar o gestionar documentos.

Mejores pr谩cticas de escaneado de documentos

  • Escanea siempre ambas caras de los documentos.
  • Organiza los documentos a medida que los escanea.
  • Utiliza carpetas para organizar los documentos.
  • Utiliza etiquetas digitales para clasificar los documentos.
  • Introduce metadatos para cada documento.
  • Almacena tus documentos digitales en la ubicaci贸n correcta.
  • Recupera y reutiliza documentos.
  • Protege sus documentos.

Destrucci贸n de documentos

En el mundo actual, la seguridad de los datos es de suma importancia tanto para las personas como para las organizaciones.

Con la creciente prevalencia de la ciberdelincuencia, es m谩s importante que nunca asegurarse de que la informaci贸n confidencial se destruye de forma adecuada y segura.

La destrucci贸n de documentos es una forma eficaz de proteger los datos confidenciales y garantizar que no puedan acceder a ellos personas no autorizadas.

En este art铆culo, analizaremos los conceptos b谩sicos de la destrucci贸n de documentos, incluidos los tipos de destrucci贸n disponibles, las ventajas de utilizar un servicio de destrucci贸n profesional y las mejores pr谩cticas para deshacerse de los datos confidenciales de forma segura.

Con los conocimientos y las herramientas adecuadas, puede proteger sus datos y su organizaci贸n de posibles infracciones.

驴Qu茅 es la destrucci贸n de documentos?

La destrucci贸n de documentos es el proceso de convertir un documento en ilegible e inutilizable.

Este proceso puede ser manual o autom谩tico, y puede implicar una combinaci贸n de diferentes m茅todos de trituraci贸n. El t茅rmino 芦trituraci贸n禄 puede utilizarse indistintamente con otros t茅rminos como 芦trocear禄, 芦aplastar禄 o 芦cotejar禄.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que no todos los m茅todos de trituraci贸n son iguales. Por ejemplo, las destructoras de corte transversal utilizan cuchillas de corte fino que crean trozos de papel m谩s peque帽os y uniformes, mientras que las destructoras de corte en tiras utilizan cuchillas anchas que producen trozos de papel m谩s grandes, similares al confeti.

La destrucci贸n de documentos puede llevarse a cabo en cualquier lugar, ya sea en las instalaciones de una empresa, en una planta de destrucci贸n externa o incluso en casa de un empleado con permiso para hacerlo. Una vez destruidos los documentos, los trozos de papel resultantes son demasiado peque帽os para ser le铆dos o reconstruidos, por lo que se pueden depositar en un vertedero o contenedor de reciclaje.

destrucci贸n de documentos

VENTAJAS DE UTILIZAR UN SERVICIO PROFESIONAL DE DESTRUCCI脫N DE DOCUMENTOS

REDUCE EL RIESGO POR VIOLACI脫N DE DATOS

Un servicio de destrucci贸n comercial como el de A-Z_ Protecci贸n, est谩 equipado con equipos de destrucci贸n avanzados que pueden procesar un gran volumen de papel de forma r谩pida y eficiente.

Este equipo puede cortar el papel en trozos m谩s peque帽os que las trituradoras b谩sicas, aumentando la dificultad de reconstruir los documentos si caen en las manos equivocadas.

AHORRO DE TIEMPO聽

La destrucci贸n de documentos suele ser un proceso que lleva mucho tiempo, especialmente para las empresas con un gran volumen de papel.

Utilizar un servicio de destrucci贸n comercial puede ahorrarle horas de trabajo y puede permitir que tus empleados se centren en tareas m谩s importantes.

MAYOR SEGURIDAD

Es posible que no dispongas de las medidas de seguridad adecuadas para garantizar que s贸lo el personal autorizado pueda acceder al contenedor de destrucci贸n, y que dicho contenedor no est茅 situado en una zona segura del edificio.

Un servicio de destrucci贸n comercial es un entorno controlado, que puede ayudarte a garantizar que tus documentos se destruyen correctamente y se mantienen fuera de las manos equivocadas.

Cumplimiento de la normativa sobre destrucci贸n de documentos

Muchas empresas est谩n obligadas a cumplir la normativa estatal sobre destrucci贸n de documentos. Dependiendo del tipo de negocio que opere y del tipo de documentos que genere, es posible que se le exija seguir las normas y reglamentos establecidos por los organismos reguladores.

Estamos certificados por la Norma UNE-EN 15713:2010

Por ejemplo, las organizaciones sanitarias de EEUU, deben cumplir la normativa HIPAA sobre seguridad de datos; las instituciones financieras deben cumplir la Ley de Secreto Bancario; y los organismos gubernamentales deben cumplir diversas normas y reglamentos, incluida la Ley Federal de Registros.

Si tu empresa est谩 sujeta a la normativa sobre destrucci贸n de documentos, debe conocer las normas y cumplir las directrices necesarias.

Un plan de destrucci贸n de documentos debe incluir el tipo de equipo que utiliza para destruir documentos, la frecuencia de la destrucci贸n y el lugar donde se eliminan los documentos.

TU EMPRESA M脕S SEGURA CON A-Z_POTECCI脫N BY NUNSYS

 

En A-Z_Protecci贸n estamos especializados en gesti贸n documental, destrucci贸n de documentos, custodia de documentos y en tratar documentos confidenciales de manera segura. Recogemos y destruimos todos los documentos de tu empresa que contengan informaci贸n confidencial y sensible como facturas, albaranes, n贸minas, contratos, etc. Adem谩s de la destrucci贸n de otros elementos de contenido sensible como los discos duros.

Gestionamos y custodiamos tus documentos de la forma m谩s segura desde el momento de la entrega, hasta su destrucci贸n total, garantizando la eliminaci贸n total.

No dudes en contactar con nosotros pinchando aqu铆.

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