La custodia y la gestión documental es una parte importante del éxito de cualquier empresa. Las organizaciones necesitan asegurarse de que los documentos se guardan de forma segura y se gestionan adecuadamente para cumplir la normativa y garantizar que las operaciones empresariales se desarrollan sin problemas.
Es importante que las organizaciones conozcan las mejores prácticas para la custodia y gestión de documentos con el fin de garantizar que sus documentos se almacenan de forma segura y se manejan adecuadamente.
En A-Z_Protección estamos especializados ayudar a las empresas con la gestión documental, cumpliendo siempre con la seguridad de la RGPD y la Normativa Europea.
¿Qué es la custodia y la gestión documental?
La custodia y gestión de documentos, también conocida como gestión documental, es el proceso de gestión y protección de documentos en toda la organización para garantizar que estén seguros y disponibles cuando se necesiten.
La gestión de documentos también incluye el escaneado y la creación de copias digitales de documentos en papel en las que se puedan realizar búsquedas, de modo que se puedan gestionar, almacenar y encontrar fácilmente cuando se necesiten.
Con una custodia y gestión documental adecuadas, las organizaciones pueden estar seguras de que sus documentos están protegidos, disponibles cuando se necesitan y cumplen la normativa. También pueden ahorrar tiempo y dinero reduciendo la necesidad de descubrir registros físicos durante las auditorías y protegiéndose contra las filtraciones de datos.
Ventajas de la custodia y gestión adecuadas de documentos
Hay muchos beneficios asociados a la custodia y gestión adecuadas de los documentos, entre los que se incluyen los siguientes:
PROCESOS MEJORADOS
El control de documentos facilita el seguimiento y el cumplimiento de los procesos organizativos, lo que significa que los documentos pueden fluir más rápidamente a través de la organización.
CONTROL DE DOCUMENTOS
Garantizar que los documentos se gestionan y aseguran adecuadamente reduce el riesgo de pérdida o violación de datos y permite a las organizaciones encontrar documentos de forma rápida y sencilla. También ayuda a reducir el riesgo de infracciones de la normativa
AHORRO DE COSTES
Las organizaciones pueden ahorrar dinero minimizando la necesidad de almacenamiento físico y reduciendo el tiempo dedicado a la detección durante las auditorías. También pueden reducir el gasto en impresión y envío.
SATISFACCIÓN DEL CLIENTE
Las organizaciones que practican la gestión de una documentación adecuada probablemente tendrán clientes más satisfechos, ya que podrán acceder a los documentos de forma rápida y sencilla cuando realicen reclamaciones.
Los clientes también apreciarán la rápida resolución de conflictos y la posibilidad de ver fácilmente lo que un proveedor ha hecho por ellos.
MÁXIMA SEGURIDAD
El control de documentos es una parte fundamental de la seguridad de una organización, ya que garantiza que los documentos no puedan manipularse ni perderse.
Esta práctica salvaguarda la integridad y confidencialidad de la información, fortaleciendo la base de confianza tanto internamente como en las relaciones con los clientes.
PASOS PARA MANTENER LOS DOCUMENTOS SEGUROS Y ORGANIZADOS
- Cuando almacene documentos físicos, asegúrese de que están debidamente organizados por temas para que puedan encontrarse fácilmente cuando se necesiten. Asegúrate de que los documentos se guardan en un lugar seguro, como una taquilla o un armario.
- Asegúrate también de que no estén en el suelo para protegerlos de las inundaciones.
- Si almacenas los documentos digitalmente, asegurate de que el sistema es seguro y de que sólo tiene acceso a él el personal autorizado.
- Si utilizas una solución basada en la nube, asegurate de que cumple la normativa y de que los datos se cifran correctamente cuando se transfieren.
Implantar políticas de custodia y gestión docuemental
Establece políticas que dicten cómo se gestionan y almacenan los documentos en toda la organización. Estas políticas pueden especificar qué temas cubre cada documento, cuánto tiempo deben conservarse los documentos y cómo y cuándo deben eliminarse, por ejemplo, si pueden triturarse o deben enviarse a un almacén externo.
Estas políticas facilitarán el seguimiento de las prácticas adecuadas de gestión de documentos y mantendrán los documentos seguros.
Políticas de custodia y gestión de documentos
Las políticas de custodia y gestión de documentos ayudan a definir y gestionar los ciclos de vida de los documentos. Se encargan de cubrir los siguientes aspectos:
ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS
El almacenamiento de documentos hace referencia al lugar donde se guardan los documentos. Puede ser en un archivador, en un archivador virtual o incluso en formato digital.
RECUPERACIÓN DE DOCUMENTOS
La recuperación de documentos se refiere a cómo se saca un documento del almacén cuando se necesita. Puede ser manualmente con un documento en papel o a través de un sistema digital.
Digitalización de documentos
El lugar de trabajo moderno es cada vez más digital y, en consecuencia, la digitalización de documentos es cada vez más necesaria. Entre las ventajas de la digitalización de documentos se encuentran la mejora de la productividad, el ahorro de costes y la mejora de la seguridad.
La digitalización de documentos facilita el intercambio y el almacenamiento de información, y permite a las empresas acceder a los documentos desde cualquier lugar. Además, la digitalización de documentos puede ayudar a reducir el riesgo de pérdida de datos, así como proporcionar mejores oportunidades de colaboración para los equipos, tanto interna como externamente.
La digitalización de documentos es una parte esencial para seguir siendo competitivo en el mundo digital actual, y ahora es el momento perfecto para considerar la digitalización de sus documentos.
¿Qué es la digitalización de documentos?
La digitalización de documentos es el proceso de convertir documentos físicos en un formato digital, como un archivo PDF, Word, etc. Los documentos digitalizados pueden consultarse y actualizarse fácilmente. Si quiere modernizar su oficina, la digitalización de documentos es una buena manera de empezar.
La digitalización de documentos es esencial para las organizaciones que necesitan compartir grandes cantidades de datos entre diferentes ubicaciones geográficas, departamentos y/o empleados, o con clientes y proveedores. También es útil para archivar o gestionar documentos.
Mejores prácticas de escaneado de documentos
- Escanea siempre ambas caras de los documentos.
- Organiza los documentos a medida que los escanea.
- Utiliza carpetas para organizar los documentos.
- Utiliza etiquetas digitales para clasificar los documentos.
- Introduce metadatos para cada documento.
- Almacena tus documentos digitales en la ubicación correcta.
- Recupera y reutiliza documentos.
- Protege sus documentos.
Destrucción de documentos
En el mundo actual, la seguridad de los datos es de suma importancia tanto para las personas como para las organizaciones.
Con la creciente prevalencia de la ciberdelincuencia, es más importante que nunca asegurarse de que la información confidencial se destruye de forma adecuada y segura.
La destrucción de documentos es una forma eficaz de proteger los datos confidenciales y garantizar que no puedan acceder a ellos personas no autorizadas.
En este artículo, analizaremos los conceptos básicos de la destrucción de documentos, incluidos los tipos de destrucción disponibles, las ventajas de utilizar un servicio de destrucción profesional y las mejores prácticas para deshacerse de los datos confidenciales de forma segura.
Con los conocimientos y las herramientas adecuadas, puede proteger sus datos y su organización de posibles infracciones.
¿Qué es la destrucción de documentos?
La destrucción de documentos es el proceso de convertir un documento en ilegible e inutilizable.
Este proceso puede ser manual o automático, y puede implicar una combinación de diferentes métodos de trituración. El término «trituración» puede utilizarse indistintamente con otros términos como «trocear», «aplastar» o «cotejar».
Sin embargo, es importante tener en cuenta que no todos los métodos de trituración son iguales. Por ejemplo, las destructoras de corte transversal utilizan cuchillas de corte fino que crean trozos de papel más pequeños y uniformes, mientras que las destructoras de corte en tiras utilizan cuchillas anchas que producen trozos de papel más grandes, similares al confeti.
La destrucción de documentos puede llevarse a cabo en cualquier lugar, ya sea en las instalaciones de una empresa, en una planta de destrucción externa o incluso en casa de un empleado con permiso para hacerlo. Una vez destruidos los documentos, los trozos de papel resultantes son demasiado pequeños para ser leídos o reconstruidos, por lo que se pueden depositar en un vertedero o contenedor de reciclaje.
VENTAJAS DE UTILIZAR UN SERVICIO PROFESIONAL DE DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS
REDUCE EL RIESGO POR VIOLACIÓN DE DATOS
Un servicio de destrucción comercial como el de A-Z_ Protección, está equipado con equipos de destrucción avanzados que pueden procesar un gran volumen de papel de forma rápida y eficiente.
Este equipo puede cortar el papel en trozos más pequeños que las trituradoras básicas, aumentando la dificultad de reconstruir los documentos si caen en las manos equivocadas.
AHORRO DE TIEMPO
La destrucción de documentos suele ser un proceso que lleva mucho tiempo, especialmente para las empresas con un gran volumen de papel.
Utilizar un servicio de destrucción comercial puede ahorrarle horas de trabajo y puede permitir que tus empleados se centren en tareas más importantes.
MAYOR SEGURIDAD
Es posible que no dispongas de las medidas de seguridad adecuadas para garantizar que sólo el personal autorizado pueda acceder al contenedor de destrucción, y que dicho contenedor no esté situado en una zona segura del edificio.
Un servicio de destrucción comercial es un entorno controlado, que puede ayudarte a garantizar que tus documentos se destruyen correctamente y se mantienen fuera de las manos equivocadas.
Cumplimiento de la normativa sobre destrucción de documentos
Muchas empresas están obligadas a cumplir la normativa estatal sobre destrucción de documentos. Dependiendo del tipo de negocio que opere y del tipo de documentos que genere, es posible que se le exija seguir las normas y reglamentos establecidos por los organismos reguladores.
Estamos certificados por la Norma UNE-EN 15713:2010
Por ejemplo, las organizaciones sanitarias de EEUU, deben cumplir la normativa HIPAA sobre seguridad de datos; las instituciones financieras deben cumplir la Ley de Secreto Bancario; y los organismos gubernamentales deben cumplir diversas normas y reglamentos, incluida la Ley Federal de Registros.
Si tu empresa está sujeta a la normativa sobre destrucción de documentos, debe conocer las normas y cumplir las directrices necesarias.
Un plan de destrucción de documentos debe incluir el tipo de equipo que utiliza para destruir documentos, la frecuencia de la destrucción y el lugar donde se eliminan los documentos.
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En A-Z_Protección estamos especializados en gestión documental, destrucción de documentos, custodia de documentos y en tratar documentos confidenciales de manera segura. Recogemos y destruimos todos los documentos de tu empresa que contengan información confidencial y sensible como facturas, albaranes, nóminas, contratos, etc. Además de la destrucción de otros elementos de contenido sensible como los discos duros.
Gestionamos y custodiamos tus documentos de la forma más segura desde el momento de la entrega, hasta su destrucción total, garantizando la eliminación total.
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