¿Dónde están mis datos en Business Central si voy a la nube?

En muchas ocasiones en Nunsys nos encontramos con que los clientes presentan esta duda cuando están evaluando implantar un ERP en la nube, como pueda ser Microsoft Dynamics 365 Business Central, tanto si están planteando una migración desde un NAV/Navision anterior, como si es una nueva instalación o vienen de un ERP diferente.

Es normal la preocupación por la ubicación, seguridad e integridad de los datos, que son parte de los activos más valiosos de una empresa, y la respuesta, en este caso, es muy simple: no tienes que preocuparte de tus datos si vas a Business Central online, porque Microsoft se preocupa por ti.

Vamos a explicar esto un poco mejor. Cuando vamos a una opción online, decimos que estamos en un sistema SaaS (Software as a Service). Es decir, estamos contratando en la capa de servicio, a diferencia, por ejemplo, de si tuviéramos un despliegue de BC en una máquina virtual de Azure, que sería IaaS (Infraestructure as a Service) y desde el punto de vista del ERP, una instalación on premise. Microsoft nos proporciona todo el servicio, que pretende (y consigue) que sea continuo (seamless service) y eso incluye toda la infraestructura necesaria para que las cosas rueden sin que nos tengamos que encargar de las capas a bajo nivel.

Business Central online funciona sobre Azure, y usa Azure SQL Database como la base de datos que almacena tus datos. Los datos de un inquilino, o tenant, se guardan en la región de Azure que está más próxima a su ubicación geográfica (esto lo determina la localización que escoges al crear el entorno, en nuestro caso, España).

¿Y entonces, no hay copias de seguridad?

Sí que las hay, y en general muchas más que en sistemas ERP on premises donde estamos limitados por el espacio de almacenamiento disponible. Microsoft se encarga por completo de las copias de seguridad y de la recuperación de desastres, todo dentro del precio de la suscripción mensual.

Con respecto a las copias de seguridad, hay dos opciones:

  • Las copias que hace Microsoft como parte del servicio en la nube. Se crean copias completas cada semana, copias diferenciales cada 12-24 horas y copias de registro de transacciones cada 5-10 minutos. La frecuencia de las copias de transacciones se basa en el tamaño de la base de datos y la actividad que tenga (a mayor actividad, mayor frecuencia). Las copias se mantienen durante 28 días. Esto implica que es posible recuperar un entorno de Business Central a un punto anterior con precisión de minutos, si hiciera falta. Esta recuperación se puede hacer desde el entorno de administración de Business Central, y por tanto esta tarea la puede abordar tu partner de referencia o tus administradores de IT. Tienes más información aquí:

https://docs.microsoft.com/en-us/dynamics365/business-central/dev-itpro/faq#how-often-are-production-databases-backed-up

  • Para casos excepcionales en los que no quieres recuperar un entorno, sino descargar los datos, existe la posibilidad de exportar una copia de la base de datos desde el centro de administración de Business Central. Esta base de datos exportada contiene sólo los datos de tu entorno (es decir, no tiene el código de las extensiones) y se crea en un recurso de almacenamiento de Azure, con el formato de copia de Azure SQL (BACPAC). Tenemos la posibilidad de exportar hasta 10 copias al mes. Esta opción tendría sentido para escenarios como por ejemplo: pruebas de desarrollo que requieren datos reales, cargas iniciales de un data warehouse para no sobrecargar el endpoint de ODATA si hay muchas transacciones, o si decidimos darnos de baja de Business Central y necesitamos una copia de los datos para mantenerlo por obligación legal. La documentación se encuentra aquí:

https://docs.microsoft.com/en-us/dynamics365/business-central/dev-itpro/administration/tenant-admin-center-database-export

Business Central Online

¿Cómo me garantizan la recuperación de desastres?

Tus datos están seguros con Microsoft. En el caso de que algo vaya mal, distintos recursos dentro de Microsoft se ponen en acción. Por ejemplo, si una región de Azure no está disponible temporalmente, los datos de los clientes se preservan usando copias automáticas redundantes geográficamente, de forma que tus datos vuelven a estar disponibles una vez la región de Azure vuelve a estar online. Todos estos pasos se ejecutan automáticamente.

Las réplicas se almacenan como RA-GRS storage blobs, es decir, se guardan tres instancias en una región primaria, y se replican a una región geográfica diferente de forma asíncrona, para proteger sobre caídas del servicio que puedan impactar el almacenamiento en la región primaria. Esas copias de la región secundaria están disponibles para lectura. Todo esto se realiza de forma transparente para el usuario.

En casos extremos, como por ejemplo que la región se espere que esté offline más tiempo del umbral límite, Microsoft iniciaría el proceso de restaurar los datos de las copias geo-redundantes de los diversos entornos de Business Central a otra región próxima, aunque estos casos pasan muy raramente.

Por ejemplo, si tengo un entorno de Business Central en la localización española, mis réplicas primarias estarán ubicadas en el cluster de West Europe, que es el que nos corresponde por región de Azure. Además, tendré réplicas secundarias en un cluster próximo, por ejemplo, en Francia, que estarán alineadas operación a operación. De esta forma, si cae el cluster de West Europe por cualquier motivo, se puede redirigir mi servicio de BC al cluster de Francia, y seguir trabajando sin perder ninguna transacción.

¿Cómo puedo acceder directamente a mi base de datos?

Todo esto que hemos visto hasta ahora, implica que no podemos acceder directamente a la base de datos de Business Central en la capa del SQL Server, y que el acceso a los datos fuera de la interfaz de Business Central, si fuera necesario, se debería hacer siguiendo otra metodología (vía servicios web y similares). Por ejemplo, para escenarios de integración entre el ERP y el CRM, suponiendo que no encaje la integración nativa, podríamos realizarlo sin problemas con herramientas como Azure Data Factory y aprovechando las posibilidades de publicar APIs en Business Central. La misma metodología aplicaría para la creación de un Data Warehouse o similares.

En resumen, es importante recordar que cuando estudiamos la posibilidad de una implantación de Business Central online, la cuota de suscripción no es únicamente la licencia de uso de Business Central, sino que incluye muchas más cosas, entre ellas:

  • Infraestructura y hardware
  • Asignación automática de recursos a medida que mis necesidades crecen
  • Copias de seguridad y recuperación de desastres
  • Compliance y auditoría de datos
  • Actualización automática de la aplicación base y de sistema de Business Central, mensual
  • Soporte para resolución de incidencias y bugs de la aplicación estándar.

Y todo lo que haga falta para asegurar que Business Central es el ERP en la nube más rápido, estable y seguro del mercado.



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