Las firmas digitales es una de las nuevas apuestas de las empresas. Estas son una serie de datos electrónicos asociados a un documento electrónico. Dichas firmas son intransferibles e infalsificables, cada persona tiene una grafología concreta por lo que, dicha firma digital está asociada a una clave secreta unida a una persona de forma exclusiva. Del mismo modo que las firmas escritas deben ser intransferibles, la firma digital está asociada a una persona en concreto y es única e irrepetible.
En España, tal y como se marca en la Ley 59/2003 de Firma Electrónica, ambos tipos de firma, tanto manuscrita como digital, tienen la misma validez legal. Cada vez es más común firmar de manera electrónica en los documentos. En el contexto actual del teletrabajo derivado de la situación que atraviesa la sociedad, se ha vuelto imprescindible la correcta tramitación de la documentación administrativa que se genera en la actividad empresarial. De aquí la importancia que ha ido adquiriendo la firma digital. Esta tecnología ha permitido firmar cualquier documentación de manera telemática, en tiempo real y con validez legal absoluta.
¿En qué me puede servir la firma digital?
La firma digital se ha impuesto como uno de los mecanismos de verificación de documentos más prácticos, eficientes y necesarios para muchos trámites. Si definiéramos tres funciones principales que nos aporta este tipo firma destacaríamos las siguientes:
- Identificar a la persona que ha firmado el documento.
- Garantizar que el documento no ha sido alterado. Esta parte es esencial dadas las posibilidades de manipulación que existen en el formato electrónico de los documentos.
- Asegurar que el firmante no puede negar o repudiar el documento firmado más adelante, aludiendo a que no es su firma.
Tipos de firmas
Existen diferentes terminologías que, aunque lo parezcan, no vienen a significar lo mismo:
- Firma electrónica: Son ese conjunto de datos en formato electrónico que normalmente utilizamos para identificar los autores que el documento recoge. En definitiva, es cualquier proceso electrónico que requiera de aceptación por ambas partes. Es un término mucho más amplio que el de firma digital.
- Firma digital: Es un tipo de firma electrónica, pero en este caso se emplea un ID digital con certificado de autenticidad de identidad del firmante para asegurar su validez y legalidad. Dicha validación legal la llevan a cabo las autoridades de certificación.
- Firma digitalizada: Este termino hace referencia cuando se tiene la firma en papel de una persona y se escanea para ser utilizada de una forma mas rápida o se recoge la firma en un dispositivo electrónico. Si bien es cierto que es una solución ágil, no es del todo segura, ya que este tipo de firma se puede copiar y pegar como si se tratara de una imagen.
Hay tres niveles de utilización de firma electrónica.
- Cualificada: Son aquellas firmas digitales que utilizamos con nuestro certificado cualificado y estamos emitiendo o firmando con un dispositivo de firma segura, como pueden ser los sistemas de HSM de generación de firma en entornos de servidores.
- Avanzada: La utilizamos también con nuestro certificado cualificado pero en una herramienta de software como puede ser un explorador. Esta es la firma que más se está utilizando en los procesos que tenemos con las entidades públicas y con Hacienda. Este proceso siempre queda en la nube, es más seguro y se puede ejecutar desde el mismo teléfono móvil.
- Simple: Son aquellas que su base no es un certificado electrónico, sino una serie de evidencias jurídicas que se unen en el procedimiento. Por ejemplo, la que hacemos con un bolígrafo en un papel, en dispositivos digitales, en tablets o sistemas varios que funcionan por voz.
Cómo conseguir la firma digital
La firma digital va unida al DNI electrónico o al certificado digital. Estos documentos contienen unas claves criptográficas que son únicas y necesarias para poder utilizar la firma, de este modo se puede identificar a la persona de forma inequívoca. Si se quieren acceder a esos datos, es necesario acudir a los Proveedores de Servicios de Certificación. Estos son los encargados de realizar la expedición de los certificados, de una forma segura y de confianza. Todos ellos se encuentran recogidos en un listado elaborado por el Gobierno de España.
En Nunsys, somos expertos en ofrecer soluciones a todos nuestros clientes en lo que respecta a la firma digital. Desde nuestra compañía, le podemos ayudar a agilizar los trámites para conseguirla. No obstante, si quiere seguir los pasos por sí mismo para conseguirla, esta es la hoja de ruta que debe seguir. Para conseguir la firma digital, puede o bien descargarse la aplicación de AutoFirma del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, o bien utilizar el servicio online VALIDe.
Por qué apostar por la firma digital en las empresas
El contar con una firma digital simplifica mucho los trámites cotidianos de las empresas puesto que permite realizarlo online, sin necesidad de desplazarse. Aporta múltiples beneficios a la hora de realizar tramitaciones en administraciones públicas. Además, permite simplificar otros trámites como la firma de contratos o facturas. En definitiva, la firma digital supone un gran avance para cualquier empresa que busque abreviar sus trámites y centrarse en sus negocios en múltiples ámbitos:
- En la gestión interna, se experimenta una clara reducción de costes y optimización del proceso. La firma digital permite tener acceso en tiempo real de activos críticos, y da la tranquilidad de estar cumpliendo con los requisitos legales.
- En la relación con sus colaboradores, clientes y proveedores. Este colectivo también sale beneficiado operativamente y obtiene una experiencia de uso mucho más satisfactoria.
¿Qué ofrecemos en Nunsys?
Nunsys busca ofrecer las mejores soluciones en implantación de firma digital y electrónica. Por ello nos adaptamos a cualquier acto de firma, bien sea presencial, a distancia o automático. Para cualquier interlocutor independientemente de sus capacidades tecnológicas (certificado avanzado, buzón de firmas electrónicas, firma biométrica, a través de SMS y clave única) y siempre cumpliendo las RGPD en el apartado de consentimiento a la cesión de los datos, y con garantías jurídicas contrastadas al cumplir la ley y estar garantizadas por un tercero de confianza.
Gracias a la colaboración con nuestro partner de firmas digitales, Validated ID, hemos desarrollado un complemento exclusivo que se integra en el propio Microsoft Word y que cumple una doble función: facilita un puente directo a los servicios de firma digital de VIDsigner desde la ofimática del usuario, e incorpora un descargador centralizado que automatiza el almacenamiento y clasificación de los documentos firmados.
Desde Nunsys ofrecemos la posibilidad de hacer llegar el proceso de firma a cualquier entorno, sea un proceso de gestión, sea un sistema de gestor documental. Nuestra compañía integra esa solución en las distintas necesidades que tenga el cliente y Validated ID nos ofrece la garantía jurídica del procedimiento.
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