Es una realidad que en la actualidad, cualquier empresa, independientemente de a lo que se dedique, utiliza documentación digital en sus procesos diarios. Y es que, en este panorama empresarial completamente interconectado, muchas empresas están apostando por digitalizar su actividad, y para garantizar la autenticidad e integridad de la documentación digital, deben recurrir a soluciones de firma electrónica.
Qué es la firma digital
Una firma electrónica es un conjunto de datos electrónicos que acompañan o que están asociados a un documento electrónico, y que cumplen los siguientes requisitos:
- Identifican de manera inequívoca al firmante.
- Es capaz de certificar la integridad del documento.
- La firma electrónica asegura que el firmante no puede negar judicialmente lo firmado.
La característica de más valor de la firma electrónica es el ‘sellado en el tiempo’ que garantiza que una firma llevada a cabo en un momento dado no puede modificarse. El ‘sellado en el tiempo’ determina el momento exacto (fecha y hora), lugar de realización de la firma, direcciones de correo tanto del emisor como del firmante,… Además el sellado de tiempo es aportado por un tercero de confianza conocido como Autoridad de Sellado de Tiempo.
En este sentido, la firma electrónica es una herramienta tecnológica fundamental, si queremos adaptarnos con plena seguridad y garantía legal, al escenario actual. Sin ella, será imposible la transformación digital de nuestros procesos documentales críticos: formalización de ofertas y pedidos, acuerdos de confidencialidad, contratos laborales, recopilación de consentimiento del RGPD, etc.
La importancia del certificado digital
Para poder utilizar en tu empresa, la firma electrónica, es necesario contar con un certificado digital que puede ser de 2 tipos
- Expedidos por la FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre)
- DNI electrónico que proporciona de forma inequívoca e indubitada, la acreditación de la identidad de una persona jurídica.
Desde Nunsys, como expertos en la implantación de soluciones de firma electrónica, te podemos ayudar con todos los trámites. No obstante, te dejamos una hoja de ruta de los pasos a seguir para conseguir el certificado digital en tu empresa.
- Realizar una solicitud online. Una vez realizada se obtiene un código que será necesario para poder acreditar tu identidad.
- Presentarse en una Oficina de Registro para acreditar tu identidad. Para el DNI debes acudir a las oficinas de la Dirección General de la Policía. Si solicitas un certificado de representante de una empresa, además debes acreditar la existencia de la entidad, que tienes el poder de representación y su vigencia.
- Descargar el Certificado. Para ello necesitarás haber completado con éxito los anteriores pasos.
Por qué apostar por la implantación de la firma digital
Por nuestro expertise, a día de hoy nos encontramos este tipo de situaciones en las empresas:
- Nos desplazamos a un departamento de registro, y después de esperar un tiempo nuestro turno, tenemos que rellenar un formulario en papel y firmarlo quedándonos con copia.
- Vamos a formalizar cualquier contrato o trámite, y nos imprimen un montón de páginas que hay que ir firmando por varias caras o en distintos apartados. Cada interviniente tiene un ejemplar físicamente distinto.
- De un pedido importante, tenemos que esperar la copia original en papel firmada por un tercero, para realizar la transacción, asumiendo costes de producción.
- Nos mandan la imagen escaneada de un contrato firmado en papel, y no nos envían el original, por lo que finalmente disponemos de una copia “sin validez legal”, con su consecuente riesgo
Qué valor añadido aporta la implantación de estas soluciones
- En la gestión interna, ya que experimentan una clara reducción de costes, optimización del proceso con la disposición en tiempo real de activos críticos, y la tranquilidad de estar cumpliendo con los requisitos legal
- En la relación con sus colaboradores, clientes y proveedores. quienes también salen beneficiados operativamente, y obtienen una experiencia de uso más satisfactoria, por estar en sintonía con el modo en que nos relacionamos en el entorno digital actual.
Webinar implantación firma electrónica
Nunsys, especialista en la implantación de soluciones de firma digital y electrónica
Las soluciones en las que nos apoyamos se adaptan a todos los actos de firmas: presenciales, a distancia o automáticas…, para cualquier interlocutor independientemente de sus capacidades tecnológicas: con certificado avanzado, buzón de firmas electrónicas, firma biométrica, a través de SMS y clave única, … cumplimiendo las RGPD en el apartado de consentimiento a la cesión de los datos, y con garantías jurídicas contrastadas al cumplir la ley y estar garantizadas por un tercero de confianza.
El enfoque que permite nuestra fisonomía tecnológica y experiencia en el software de procesos de gestión es llevar a cabo la integración de la firma electrónica como una función casi “transparente”, embebiéndola en la aplicación de gestión empresarial que habitualmente utiliza el usuario final: ERP, CRM, ECM, BPM, RRHH, incluso incorporada en los paquetes ofimáticos estándar del mercado (office365, MsWord, etc.).
Quieres más información, rellena el siguiente formulario y un experto se pondrá en contacto contigo para analizar tus problemas y necesidades, y proponerte la solución que mejor se adapte a tu empresa.
