Facturas, correos electrónicos, balances, informes, hojas de cálculo… todas las empresas generan una gran cantidad de documentos en el transcurso de su actividad y de su seguimiento. Para mantener todo organizado las compañías necesitan contar con un gestor documental que les facilite el trabajo. Hoy en día, aprender a gestionar todos los archivos y documentos de la compañía se ha vuelto algo primordial. Muchas empresas manejan información de alto riesgo que debe mantenerse segura y privada, o a la que se debe acceder rápidamente. En estos casos, un software de gestión documental que funcione bien es esencial. Pero incluso si su negocio es de naturaleza más cotidiana, sigue siendo importante mantener registros adecuados para la contabilidad y que favorezcan la eficiencia de la compañía.
¿Qué es un gestor documental?
Un gestor documental o DMS es un espacio centralizado que permite almacenar de forma digital todos los documentos de la compañía. De esta forma se puede acceder en cualquier momento al gestor documental para revisar la información que se necesite. Cada vez más el formato digital va ganando terreno al papel, ya que que facilita el aprovechamiento de los recursos y del espacio físico y, a su vez permite optimizar los recursos de la empresa y facilitar sus procesos.
El término de gestor documental siempre se ha entendido como el conjunto de prácticas técnicas que se emplean para administrar todo tipo de documentos tanto recibidos como creados en una empresa. Además, el sistema de gestión documental permite recuperar los archivos en caso de pérdida, da la posibilidad de determinar que tiempo deben guardarse los documentos, facilita la eliminación de los documentos que ya no sirven y permite la conservación de los documentos que se consideran más valiosos. Hoy en día, aprender a gestionar todos los archivos y documentos de la compañía se ha vuelto algo primordial. Sin embargo, muchas pequeñas empresas tienen que lidiar con una mezcla de datos anticuados en papel y archivos electrónicos. Incluso en algunos casos, la proporción de datos en papel es mucho mayor.
¿Qué valores puede aportar a mi empresa?
El principal valor que aporta un gestor documental a las empresas es la accesibilidad. Gracias a que este sistema organiza y administra todos los archivos, los trabajadores de la empresa podrán acceder a ellos en cualquier momento y lugar. Por otro lado, contar con un software de gestión documental garantizará orden y control de todos los archivos de la empresa ya que contará con un sistema de base de datos organizado y categorizado acorde con los propósitos de la compañía.
Ventajas de la gestión documental
Ventajas de la gestión documentalEs cierto que no existe un gestor documental capaz de cubrir todas las necesidades de una empresa, pero hay ciertos aspectos básicos que la mayoría de entidades deben de tener en cuenta a la hora de escoger un sistema de gestión:
Centralización de los canales
Normalmente las compañías reciben información desde gran cantidad de canales. Como consecuencia de esto, muchas veces los volúmenes de información quedan descentralizados y repartidos por distintas áreas de la empresa. El sistema de gestión documental se encarga de que todos los archivos y documentos que se manejan en la compañía queden almacenados y organizados en una ubicación central.
Digitalización de documentos
Gracias a esta función podrá capturar documentos y digitalizarlos. Es decir, convertirá una imagen en un documento. Normalmente este sistema suele ser bastante costoso y lento, por lo que contar con este sistema puede suponer una ventaja competitiva de la empresa. La digitalización de los documentos sería una solución para esas empresas que conviven en un entorno de datos mixto. Este sistema le va a facilitar convertir todos los archivos de su empresa a formato electrónico.
Rastreo y control de versiones
El gestor documental le permitirá realizar auditorias, rastrear cualquier modificación y controlar las versiones de los documentos que se recogen en el programa. Este rastreo le hará saber cuando y quién ha alterado un archivo y le permitirá recuperar los datos eliminados del documento que ha sido modificado.
Asignación y seguimiento de tareas
Controlar los flujos de trabajo es una de las principales funciones que lleva a cabo un gestor documental. Este sistema, sin duda, es uno de los más útiles para el establecimiento de fechas límite, la gestión de las tareas y el seguimiento de las mismas.
Informes adaptados a la empresa
Con un buen sistema de gestión documental deberá tener la capacidad de poder plasmar toda la información de la empresa en informes de forma rápida y eficaz.
Seguridad de los archivos
Uno de los riesgos a los que se enfrentan las compañías que mantienen sus documentos almacenados en archivos físicos es la pérdida de los documentos y la deterioración de estos.
Colaboración en documentos
Hay sistemas que permiten trabajar un mismo documento varios colaboradores al mismo tiempo si el documento está alojado en el sistema central. Esta funcionalidad permite a los empleados acceder a una visión general del documento y modificarlo conjuntamente si se considera necesario. Esta colaboración documental permitirá compartir ideas e información entre los trabajadores de una forma muy sencilla.
Control del historial de versiones
Los errores de trabajadores que han estado realizando su trabajo en versiones incorrectas del documento son muy comunes. Sobre todo si se tiene en cuenta que un mismo documento puede haber sido modificado múltiples veces y controlar tantas versiones puede ser complicado. Los gestores documentales tratan de solucionar estos inconvenientes
¿Qué gestor documental es el ideal para mi empresa?
Como es lógico, cada sector empresarial tiene una serie de características que, en muchos casos son propias y exclusivas de esa industria en concreto. Por ejemplo, en el caso de una consulta médica es fundamental tener en cuenta las cantidades de documentación generada diariamente principalmente en papel. En estos casos y en sectores con el mismo problema, contar con un escáner con el que digitalizar los documentos para posteriormente almacenarlos en un gestor documental es mucho más eficiente y vital para el sector.
Lo cierto es que el mercado de gestión documental es un sector muy amplio en el que cada vez hay más variedad de marcas, por ello es importante que la compañía evalúe distintas opciones y escoja la que más se adapte a las necesidades de su empresa. En Nunsys ponemos a su disposición las mejores soluciones en gestión documental del mercado:
Solpheo Suite
Solpheo Suite es una plataforma de gestión de contenido empresarial que permite almacenar, compartir, colaborar, gestionar la información, las tareas y los procesos de tu empresa. Esta herramienta es un modelo que ofrece flexibilidad y productividad a las empresas. Es una plataforma que brinda grandes posibilidades colaborativas ya que permite la sincronización y compartición de archivos.
Sharepoint
Sharepoint es una de las principales marcas del mercado. Para utilizarla solo necesitas tener instalado el Office 365 y podrás disfrutar de las múltiples ventajas que te ofrece este gestor documental. Esta herramienta ha sido diseñada para poder integrarse con sistemas como ERP, CRM, HRM o email. De esta forma, toda la información de los distintos sistemas queda almacenada y organizada a través de Sharepoint.
Nunsys pone a su disposición una amplia variedad de cursos formativos para Sharepoint que permitirá a sus empleados conocer a fondo esta herramienta y sacarle el máximo partido.
DocuWare
DocuWare es un gestor documental que permite la captura inteligente de documentos, automatización de procesos, almacenamiento seguro y la integración de más de 500 ERP, CRM y plataformas empresariales.
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