Desde este mismo mes de octubre, la ley teletrabajo ha entrado en vigor y, con ella, nuevas sanciones por incumplimiento de los fichajes de los empleados. Si antes de la pandemia los trabajadores que teletrabajaban desde casa no llegaban al 3%, actualmente la cifra de empleados teletrabajando asciende a más del 30% de los españoles. Casi dos años después de su implantación forzosa durante la Covid-19, el teletrabajo ya no es una fórmula de difícil encaje. Según muestran los datos de Adecco Group Institute, ya son más de 2,86 millones de españoles los que trabajan desde su domicilio. Este incremento de casi un 80% respecto al año anterior, ha puesto sobre la mesa nuevas necesidades legales que controlen y regulen la jornada de trabajo de los empleados.
¿Qué dice la ley teletrabajo?
La ley teletrabajo o ley de trabajo a distancia, es la nueva regulación del teletrabajo publicada en el BOE del 10 de julio de 2021. Esta ley se encuentra recogida en el artículo 13 del Estatuto de los Trabajadores. Lo que persigue esta nueva ley es regular y establecer los límites y posibilidades del trabajo a distancia. Además de generar un nuevo acuerdo con la ayuda de un contrato que tenga validez legal, será necesario que el mismo cumpla con los siguientes requisitos:
- Toda actividad que se realice fuera del centro y/o desde el domicilio se considera teletrabajo.
- Para poder trabajar a distancia será necesario contar con un acuerdo por escrito.
- La persona que esté teletrabajando tiene los mismos derechos y obligaciones que el que trabaja presencialmente.
- Se le deberá garantizar al teletrabajador protección en materia de seguridad social.
- Los teletrabajadores tienen derecho a la representación colectiva.
Por otra parte, el contrato de trabajo a distancia deberá marcar estos aspectos:
- El horario y el tipo de la jornada.
- El porcentaje de trabajo presencial o a distancia y la distribución de la jornada.
- Los gastos y compensación de estos (energía eléctrica, Wifi…).
- El inventario de medios o equipos necesarios.
- Los medios y equipos necesarios para el desarrollo de las funciones del trabajador
- La duración del acuerdo.
- Los plazos de preaviso.
- El protocolo en caso de dificultades técnicas.
- La protección de datos personales.
- Los medios de monitorización de la jornada (si los hay).
- El domicilio del centro laboral.
6 claves que debes conocer de la ley teletrabajo
1. No es lo mismo el teletrabajo que el trabajo a distancia
El teletrabajo es el ejercicio laboral que se desempeña exclusivamente desde medios telemáticos o informáticos sin presencia física del trabajador en la empresa pero con un control de las labores que realiza el empleado. Por otro lado, el trabajo a distancia es aquella forma de organización que permite realizar las tareas desde el domicilio o desde el lugar que elija con carácter regular. En este caso, el trabajador puede escoger el lugar destinado para desarrollar dicha actividad sin la vigilancia directa por parte de la empresa.
2. Las personas teletrabajando tienen los mismos derechos que los trabajadores presenciales
Los trabajadores a distancia tienen el derecho a percibir la misma retribución, estabilidad y horario laboral que los empleados que trabajan presencialmente. En ningún caso, el trabajador a distancia podrá sufrir perjuicio por realizar la actividad laboral desde el domicilio. Además, el empresario no podrá romper la relación laboral con el empleado en el supuesto de no haberse podido adaptar a los medios tecnológicos que son requeridos para el teletrabajo.
3.El teletrabajo es una opción voluntaria y reversible
Esta forma de trabajo no se puede imponer, debe de ser acordada entre la empresa y el empleado. Si el trabajador no pudiera adaptarse al trabajo a distancia, la empresa no puede romper la relación laboral con este. Además, la opción de teletrabajo es reversible si se deseara volver a la fórmula presencial.
4. La empresa debe de cubrir los gastos
Lo cierto, es que aunque exista cierta duda sobre quién debe afrontar los gastos y el mantenimiento. Según la Ley Teletrabajo, los trabajadores a distancia tendrán derecho a la dotación de mantenimiento y de herramientas necesarias para desarrollar su actividad laboral. Asimismo, los gastos del trabajo a distancia no podrán ser asumidos por el trabajador sino que será el empresario quien se haga cargo del mantenimiento. Estos gastos incluyen el servicio a Internet, los gastos de luz, material de oficina… En el caso de que estos servicios se contrataran específicamente para poder desarrollar su trabajo, los gastos deberán correr totalmente a cargo de la empresa. Si por el contrario ya estaban contratados de antes, la empresa deberá dar una compensación por el uso de los servicios durante el desempeño de la jornada laboral.
5. Debe de haber un registro horario y sigue existiendo el derecho a la desconexión digital
Es obligatorio llevar un registro horario adecuado que refleje la actividad laboral de la persona trabajadora. Además el trabajador tendrá derecho a flexibilizar su jornada laboral respetando los tiempos en los que deberá estar disponible obligatoriamente. En este sentido, se incluye el derecho a la desconexión para desconectar de los medios telemáticos fuera de su jornada laboral.
6. Los riesgos laborales se deberán evaluar correctamente
La evaluación de los riesgos laborales se deberá de llevar a cabo por parte del empresario y se deberá de adaptar a la modalidad específica de desarrollo de la actividad laboral. Por ello, se deberá poner especial hincapié en los factores ergonómicos, psicosociales y organizativos. Además, la prevención de los riesgos laborales se deberá extender a la zona que esté habilitada por el trabajador para la prestación del servicio, no siendo posible extenderse al resto de zonas de la vivienda.
¿Es obligatorio registrar la jornada?
El registro de la jornada laboral es obligatorio en España. La Ley de control horario, obliga a las empresas a llevar el registro de la hora de inicio y fin de la jornada de los empleados. Además, este registro debe guardarse durante cuatro años por si se realizara una inspección. Esta normativa es igual para los trabajadores presenciales y a distancia.
A pesar de ello, existen determinados colectivos que está exentos del control del horario laboral:
- Directivos.
- Empleados domésticos.
- Deportistas profesionales.
- Artistas en espectáculos públicos.
- Trabajadores con discapacidad en centros especiales.
- Abogados que prestan servicio en despachos.
- Empleados del transporte.
- Autónomos o asociados a cooperativas.
- Trabajo declarado como relación laboral de carácter especial.
¿Pueden multar por la mala gestión?
La respuesta a esta cuestión es sí. Pueden multar por el incumplimiento del control horario. Desde 2019 es uno de los aspectos que más se tienen en cuenta en las Inspecciones de Trabajo. Y es que, incumplir esta normativa puede suponer una infracción grave en materia laboral. Las sanciones pueden variar en función del tamaño de la empresa, su facturación y la gravedad del asunto.
- Leves: desde 626€ hasta 1250€
- Graves: desde 1251€ hasta 3125€
- Muy graves: 3126€ hasta 6250€
Por otro lado, también se considerará una infracción no formalizar un acuerdo de teletrabajo. A partir de este 1 de octubre las sanciones por no elaborar un acuerdo de teletrabajo podrán oscilar entre los 750 € y los 7500€ dependiendo de su gravedad.
¿Cómo controlan las empresas al personal que trabaja a distancia?
Una de las partes más interesantes tratadas en esta Ley Teletrabajo es la posibilidad de que las empresas «rastreen» o controlen el cumplimiento de las tareas de los empleados. Todo ello siempre guardando distancia en los aspectos privados de la vida de cada trabajador.
Si bien es cierto que la nueva ley no incide lo suficiente en temas de protección de datos y ciberseguridad, si que incide en que los datos personales o considerados sensibles, deberán ser tratados conforme indica la legislación vigente.
“Las personas trabajadoras, en el desarrollo del trabajo a distancia, deberán cumplir las instrucciones que haya establecido la empresa en el marco de la legislación sobre protección de datos (…).”
Capítulo 4, artículo 20.
¿Puedo fichar desde casa?
Lo cierto, es que para la gestión del control horario, existen múltiples posibilidades tanto para los trabajadores de forma presencial como para los teletrabajadores. Desde hojas de Excel hasta software de control horario. A continuación vamos a analizar cada una de ellas y las ventajas que aportan:
Hoja de Excel
Con este método cada uno de los trabajadores rellena un documento Excel en el que se detalla la hora de inicio y fin de la jornada. Esta plantilla se hace llegar al departamento de Recursos Humanos. Una de las desventajas de este método es que el equipo de RR.HH tendrá que ir analizándolas una a una y volcarlas en un documento común. Al final, acaba suponiendo una perdida de tiempo para este departamento a la vez que resulta mucho más fácil cometer errores.
Hoja de cálculo compartida
Este archivo la ventaja que presenta frente al anterior es que las horas quedan registradas en la nube y está compartido con todos los miembros de la empresa, esto facilita la tarea del equipo de RR.HH. El problema que tiene este tipo de documento es que, al ser muchas personas las que tienen acceso, es probable que alguna borre datos sin querer, se equivoque de fila o de columna al incluir sus datos en la tabla. Por lo que los trabajadores tendrán que estar constantemente revisando que esté todo correcto.
Software de control horario
Uno de los sistemas más efectivos para controlar los horarios de los trabajadores es el software de control horario. Este se encuentra alojado en la nube y permite a los empleados conectarse a él desde cualquier lugar y dispositivo. De esta forma se podrán anotar diariamente el inicio y final de la jornada de forma sencilla y desde cualquier lugar, bien sea la oficina o desde sus casas.
¿Por qué un software de control horario es la mejor opción?
Lo cierto es que contar con un software de control horario es la forma más sencilla de controlar el fichaje de los trabajadores que se encuentran trabajando desde sus casas. Este método no solo permite controlar los fichajes, sino que el equipo de RR.HH también podrá tener acceso a informes completos de horas extras realizadas. Además, el registro para los trabajadores es mucho más sencillo y rápido, se puede acceder desde cualquier dispositivo y supone un ahorro de tiempo para el departamento de RR.HH.
Lupe es una plataforma de control de presencia y control de accesos muy sencilla de manejar. Lupe permite acceder desde cualquier punto (tablet, móvil, terminal…) tanto a nivel del trabajador como a nivel del personal de RRHH. El modo de licenciamiento de esta aplicación es Licenciamiento SAAS, pagas por el nº de empleados que tiene la empresa. Además, dentro de la suscripción se incluye la puesta en marcha y el soporte en caso de incidencias.
Este software de control horario es un sistema multitenant, software multiorganización y multiempresa, por lo que cualquier tipo de organización puede acogerse a esta aplicación. Por otra parte, desde Nunsys ponemos a su servicio nuestro Data Center, 100% seguro y acorde a la ley RGPD. Lo que conseguimos con esto, es que la empresa se olvide de tener que realizar copias de seguridad del software, porque Nunsys se encarga de ello.
Lupe se adapta a cualquier requerimiento empresarial, tanto si es una empresa deslocalizada y tiene muchos centros, como si es de cualquier sector o estructura. Su módulo de configuración le permite adaptarse a todas las casuísticas de las compañías por lo que el teletrabajo no será un obstáculo para tu compañía.
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