Es una realidad que, a día de hoy, los software de gestión documental, se han convertido en herramientas fundamentales dentro de las empresas, ya que son capaces de asegurar una administración de la información, mucho más eficiente de la ingente cantidad de información y datos, que las organizaciones generan a través de las nuevas metodologías relacionadas con la Transformación Digital.

Las necesidades en cuanto a la gestión documental, que pueden tener las organizaciones provienen de caminos muy diferentes. Es una realidad que no existe un gestor documental que sea capaz de cubrir todas las necesidades de una empresa. Lo que sí existen son aspectos básicos, que la mayoría de empresas deben exigir a la hora de apostar por un sistema de gestión documental.

• Captura de documentos
  Una de las principales características de un gestor documental es que permite la digitalización de documentos. La digitalización es un un proceso lento y costoso, por lo que un sistema de gestión documental genera una ventaja competitiva, tanto a corto como a medio y largo plazo (ahorrará costes en la captura de documentos).

 

• Auditoría y control de versiones
  Los sistemas deben permitir rastrear cualquier tipo de modificación realizada dentro del sistema. El rastreo de estos datos posibilita a la organización conocer quién, qué y cuándo se ha alterado un documento o archivo. Un sistema de gestión documental permite recuperar información eliminada de un documento modificado.

 

• Flujos de trabajo
  El control de los flujos de trabajo es uno de los principales valores que ofrece un sistema de gestión documental. Como empresa, un gestor documental es muy útil para la asignación de tareas, el seguimiento de las mismas o el establecimiento de fechas límite. El resultado: un aumento notable de la productividad.

 

• Informes personalizados
  Una solución de gestión documental debe ofrecer la posibilidad, no solo de buscar la información, sino también de plasmarla de forma rápida y sencilla.

 

Gestión documental con Sharepoint

Existen infinidad de soluciones de gestión documental, hay una solución que se le escapa a muchas organizaciones, que tienen un coste muy bajo y un retorno de la inversión muy alto. Es Sharepoint y solo necesitas tener instalado Office 365 para poder disfrutar de sus ventajas como herramienta de gestión documental. ¿Quieres saber cuál es el principal valor añadido que ofrece Sharepoint 2016 como sistema de gestión documental?

– SharePoint abarca mucho más que documentos colaborativos. Si el objetivo de una empresa es únicamente el desarrollo de los documentos colaborativos en los procesos productivos de la empresa, quizás SharePoint no es la solución adecuada.

– SharePoint ha sido diseñado para poder integrarse con los principales sistemas del mercado: ERP, CRM,HRM, email, etc. Todos esos sistemas contienen información que puede ser almacenada y organizada a través de SharePoint 2016. Las empresas que trabajan con programas muy nuevos o poco conocidos pueden no encontrar la compatibilidad necesaria.

Uno de los principales problemas que presenta Sharepoint es el aprendizaje. No todos los usuarios saben utilizar el programa o son capaces de sacarles el máximo partido. Por ello, es muy importante que las empresas que apuesten por Sharepoint como sistema de gestor documental ofrezcan a sus empleados un pequeña formación (siempre tutelada por ele departamento TIC). En Nunsys, tenemos varios cursos que abordan Sharepoint como sistema de gestor documental. ¿Quieres más información?

Cada vez más empresas utilizan Sharepoint, ya que es una plataforma que soluciona algunos de los problemas más importantes de las organizaciones en la gestión documental. Si realmente eres consciente del potencial de Sharepoint para la gestión documental, pero no sabes cómo maximizar su rendimiento, ponte en contacto con nosotros y analizaremos tu caso de forma personalizada para ofrecerte la solución que mejor se adecue a tus necesidades.

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