¿Está mi empresa cumpliendo el control horario de los trabajadores? A día de hoy, esta es una de las preguntas que más se realizan las compañías. Desde que entró en vigor en 2019 la nueva regulación, el control horario de trabajadores es obligatorio y adaptarse a esta nueva normativa puede ser complicado para las empresas.
¿Qué es el control horario?
El control horario hace referencia a la necesidad de las empresas de registrar las horas de la jornada laboral de los trabajadores. Este registro debe de incluir el inicio y el fin de la jornada para poder saber cuántas horas trabaja cada empleado y llevar un registro. La ley tiene dos propósitos claros:
- Que los trabajadores tengan un horario claro y concreto.
- Que no afecte a la flexibilidad horaria, a través de una negociación colectiva.
Otro de los puntos que tendrá que tener en cuenta la empresa, es que se deberán de conservar los registros durante 4 años para estar a disposición de los trabajadores y de la inspección laboral.
¿Qué beneficios aporta el implantar el control horario de los trabajadores?
- Disminuye el absentismo laboral.
- Evita el encubrimiento de contratos que deberían ser a tiempo completo y son contratos a tiempo parcial.
- Lucha contra el impago de las horas extra.
- Asegura el descanso de los empleados.
¿Cómo aplicar el control horario?
Lo cierto, es que esta ley no especifica como debe organizarse el control horario de los trabajadores, y aquí es donde entran las dudas de muchas compañías.
¿Por qué medio debo de realizar el control horario de los trabajadores?
Existen múltiples posibilidades para llevar a cabo la gestión de la jornada de los empleados, la ley no marca ninguna de ellas como obligatoria por lo que la empresa puede escoger por cual medio quiere llevar a cabo el control horario de los trabajadores. Los más comunes son:
- Hojas de Excel: Mediante este método los trabajadores rellenan un documento Excel con el inicio y fin de su jornada. Una de las grandes desventajas de este método es que RRHH tiene que analizarlos de uno en uno y archivar todos los documentos durante cuatro años.
- Hojas de cálculo compartidas: Este sistema es más práctico que el anterior ya que los archivos quedan guardados en la nube pero, al ser un documento compartido por todos los empleados, es muy probable que se produzcan errores o se borren datos sin querer. Por lo que RRHH tendrá que ir revisando que esté todo correcto.
- Software de control horario: Sin duda es el sistema más práctico. Este software se encuentra alojado en la nube por lo que los empleados podrán acceder a él desde cualquier dispositivo y registrar su jornada, bien sea desde la oficina o desde sus casas.
Las ventajas de contar con un software de control horario
Contar con un software o aplicación para controlar el horario de los trabajadores es la forma más sencilla y efectiva. Si bien es cierto que quizá para pequeñas empresas con pocos trabajadores contar con un software no sea necesario, para empresas con un número considerable de empleados el software de control horario es una herramienta muy útil. ¿Por qué?:
- Facilita el trabajo a RRHH: Elimina la necesidad de tener que ir comprobando los documentos de todos los trabajadores y el tener que ir archivándolos durante 4 años.
- Permite fichar desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo: Esto, sin duda, es una gran ventaja para los trabajadores a distancia o los empleados que necesitan desplazarse durante su jornada.
- Cálculos automáticos y sin errores: Permite calcular los salarios y las horas extra en función de la jornada laboral registrada. Además, transfiere los datos directamente a la nómina.
- Todas las horas trabajadas a un golpe de vista: Gracias al software, los trabajadores podrán tener toda la información centralizada, a simple vista y con informes con datos exactos-
Lupe, tu software de control horario 
Lupe es una plataforma de control de presencia y control de accesos, es un entorno muy fácil de manejar. Desde cualquier punto (tablet, móvil, terminal…) podemos acceder a Lupe tanto a nivel del trabajador como a nivel del personal de RRHH.
Con esta app de control horario tu empresa será autosuficiente a la hora de cumplir la nueva normativa y de registrar la jornada laboral de los trabajadores. Además, Lupe te ofrecerá la posibilidad de combinarla con un terminal biométrico (huellas, reconocimiento facial…), de proximidad (NFC, tarjeta, pulsera, llavero) o con la app de control horario (también accesible desde el portal web).
El modo de licenciamiento de esta aplicación es Licenciamiento SAAS, es decir, pagas por el número de empleados que tiene la empresa. Además, dentro de la suscripción se incluye la puesta en marcha y el soporte en caso de incidencias.
Lupe es un sistema multitenant, software multiorganización y multiempresa por lo que cualquier tipo de organización puede acogerse a esta aplicación. Por otra parte, contamos con nuestro Data Center, 100% seguro y acorde a la ley RGPD. Gracias a ello su compañía no tendrá por qué preocuparse de realizar copias de seguridad, desde Nunsys nos encargaremos de ello.
Además, nuestro software de control horario se adapta a cualquier requerimiento empresarial, tanto si es una empresa deslocalizada y tiene muchos centros, como si es de cualquier sector o estructura. El módulo de configuración de Lupe le permitirá adaptarse a todas las casuísticas de las compañías.
¿Cómo funciona Lupe?
Lupe cuenta con dos tipos de perfiles. Por una parte, el que gestiona el propio empleado y, por otro, el que maneja el administrador. La aplicación tiene un formato muy intuitivo lo que la hace sencilla para cualquier usuario. El empleado no necesita una formación previa para su uso, aunque desde Nunsys siempre preparamos un manual de bienvenida a la aplicación.
Para comenzar a utilizar Lupe simplemente hay que seguir unos pasos muy sencillos. En primer lugar, se debe crear el perfil de la empresa dentro de la aplicación. Una vez incluidos todos los datos principales de la compañía, se crean los distintos departamentos de la empresa y se definen los cargos de los empleados en plantilla. Por último, se añaden los requerimientos de la empresa para personalizar el software a su gusto y ¡todo listo para utilizar Lupe!
¿Por qué Lupe?
- Es sencilla de utilizar
- Tiene varios métodos de fichaje: aplicación, tablet, terminal…Y permite combinar todas las opciones.
- Es muy intuitiva y flexible. Sencilla para todos
- Es una aplicación que se puede integrar con otras aplicaciones de otros sistemas de la empresa para así compartirles datos y sacar más provecho a la información.
3 maneras muy simples de fichar
Móvil App
¡Una de las formas más cómodas y rápidas!Terminal
Instala terminales físicos en tu empresa con reconocimiento facial, de iris o incluso por huella.
Web
Ficha desde tu punto de trabajo o desde tu Pc.
Lupe se adapta a las necesidades de tu empresa
Lupe es una herramienta que está en continuo desarrollo. Desde Nunsys buscamos adaptarnos a las necesidades del cliente, por ello, todos los feedbacks recibidos intentamos plasmarlos en la plataforma para así conseguir que Lupe sea cada vez más personalizable y se encuentre perfectamente adaptada a la empresa.
Nuestro software de control horario es un sistema modular que presenta dos versiones: Lupe Lite y Lupe Pro. Además, también cuenta con Lupe Accesos, una plataforma (combinable con las dos versiones de Lupe) encargada de controlar los accesos de personas y vehículos a la empresa.
Lupe Lite
Lupe Lite es la licencia básica, esta herramienta únicamente recoge información, empareja todos los fichajes y realiza un cómputo de horas. Con esta licencia es suficiente para cumplir la ley y es perfecta para empresas pequeñas o con pocos empleados.
- Registra los fichajes de los diferentes métodos y calcula el tiempo de presencia de los empleados entre las fechas seleccionadas.
- Permite informar de incidencias o alteraciones de la jornada laboral desde el mismo terminal o aplicación.
- Empareja todos los marcajes y realiza el cómputo diario de horas trabajadas.
- Incluye el Portal del empleado para consultas.
- Exporta e importa la información de Excel, txt, base de datos…
- Almacena y encripta toda la información en el cloud de Nunsys.
Lupe Pro
Lupe Pro es la licencia Enterprise de nuestro software de control horario. Con ella, el departamento de recursos humanos contará con mucha más información de lo que es el absentismo laboral, el cómputo de horas, las horas extraordinarias, el turno de trabajo de los empleados, entre muchas otras ventajas.
- Incorpora una gestión de horarios, calendarios, agendas gráficas, gestión de incidencias, desglose de horas por conceptos.
- Servicios App/Web para el trabajador: gestión de solicitudes, consulta de información (agenda, marcajes…).
- Geolocalización configurable.
- Flexibilidad en la creación de conceptos: (horas de presencia, horas de trabajo, horas extras (bolsas de horas), horas nocturnas, tiempos de visita al médico, paternidad, lactancia…)
- Detección automática de incidencias.
- Portal de empleado para consulta y gestión de permisos vía web (permiso de vacaciones, para ir al médico…)
- Almacena y encripta toda la información en el cloud de Nunsys.
Lupe Accesos
Lupe Accesos, se encarga del control del acceso de personas y vehículos a la empresa. El módulo de accesos es simplemente para tener una ventana de accesos y delimitar quien entra por unas zonas y otras.
- Integrada con Lupe control horario y con otras aplicaciones.
- Informes de emergencia con el estado de presentes/ausentes en tiempo real.
- Explotación de la información mediante informes y exportación de la información a CSV y Excel.
- Gestión de los visitantes a la empresa.
- Toda la información queda almacenada y encriptada en cloud de Nunsys.
Además, dentro de Lupe se incluye el apartado de Reserva tu espacio, gracias a este los trabajadores podrán reservar su lugar de trabajo con antelación y garantizar el cumplimiento de aforo de la empresa.
¿Qué pueden hacer los trabajadores con Lupe?
- El empleado podrá consultar cuántos días de vacaciones tienen este año, cuantas ha disfrutado o si le quedan del año anterior.
- Podrá consultar sus marcajes de días anteriores y adjuntar justificantes.
- Les permitirá informarse de su horario a través de la agenda, saber su jornada, los días de vacaciones…
- Además, podrá solicitar a través de Lupe las vacaciones, bajas, revisar algún marcaje…
- En la app móvil podrá incluir alertas para que les llegue una notificación para fichar a tiempo.
¿Y la empresa?
- Modificar calendarios: Edita los calendarios de cada uno de los trabajadores, añade sus días de vacaciones o festivos. Lupe te permitirá modificarlos al instante.
- Proporcionar vehículos: ¿Quieres entregar un vehículo a un empleado? Desde la plataforma podrás registrar a que persona se entregan y consultar que vehículos están disponibles.
- Saber las altas y bajas de los empleados: Esta funcionalidad es útil para aquellas empresas que realizan contratos temporales y desean consultar en qué periodo de tiempo ha estado contratado un trabajador en concreto.
- Servicio de geolocalización: Puede activarse o desactivarse a elección de la empresa. Solamente se activa para conocer en que ubicación el empleado ha marcado su entrada o salida. Esta opción es muy práctica para las compañías con trabajadores que no están en oficina sino que se desplazan hasta los clientes y deben empezar o finalizar su jornada en un punto en concreto.
Integra Lupe con otros sistemas
Lupe es integrable a cualquier sistema de tu organización:
- ERP: Integra cualquier ERP al software de control de acceso y presencia y aprovecha al máximo las capacidades de Lupe.
- Nómina: Normalmente el control horario y la nómina van muy enlazados, por ello, es bueno que los datos que son comunes a ambos queden ya registrados directamente en el control de presencia. De esta forma, todas las horas extras trabajadas se podrán devolver a la nómina para hacer los cálculos de una forma sencilla y rápida.
- Plataformas de prevención de riesgos laborales: Unir el control horario con estas plataformas puede ofrecer grandes ventajas a la empresa, ya que permitirá conocer qué trabajadores están en la empresa y si han cumplimentado toda la documentación necesaria, formación, TC1, etc.
- Sistema MES o sistemas de organización de la producción: Con la integración de este sistema a Lupe el control de presencia la empresa obtendrá información que podrá aplicarse para enviar ordenes de producción a los empleados.
Métodos de fichaje y de control horario de los trabajadores
Terminal facial
- Fichaje cómodo y fácil
- Identificación plena del empleado
- Procesador rápido y con alta capacidad de memoria
- Lector de proximidad RFID
Terminal huella
- Fichaje fácil y cómodo
- Identificación plena del empleado
- Procesador rápido, alta capacidad de memoria
App móvil con geolocalización
- Perfecto para personal con movilidad, técnicos con desplazamientos, comerciales, transportistas…
Fichaje desde Portal Web
- Facilidad y comodidad
- Evita tiempos muertos
¡Todos los métodos de fichaje de control horario son compatibles entre sí¡
Webinar LUPE, software de control horario
Preguntas frecuentes
¿La app está disponible para Android y para IOS?
Si, está disponible para ambos sistema operativos.
¿Se puede geolocalizar toda la jornada de trabajo?
Sí, pero normalmente se demanda solamente geolocalizar el fichaje del trabajador porque geolocalizar en todo momento al trabajador puede generar otra serie de connotaciones.
¿Funcionan con número de usuarios?
Las licencias funcionan siempre por número de usuarios. En función del número de empleados se puede escoger el tipo de licencia. Si en un futuro la empresa crece se puede contratar una licencia para un mayor número de empleados.
¿Puedo contratar una licencia Básica y posteriormente pasarme a la licencia Enterprise?
Sin problema, se puede comenzar con una licencia básica y en caso de necesidad pasar a la licencia Enterprise. En ese caso, se descontaría el precio de la licencia básica.
¿Tiene entorno de administración web o debe de estar instalado en un equipo?
Depende de la herramienta que la empresa escoja, en función de cada empresa buscamos el tipo de sistema que le pueda encajar mejor.
¿El servidor está en un Cloud o se instala en el cliente?
Se pueden instalar en el servidor del cliente o en el Cloud de Nunsys, lo que la empresa escoja.
¿Si ya tengo instalado un Portal del Empleado puedo combinarlo con Lupe?
¡Por supuesto! Se puede integrar perfectamente con una Licencia Básica de Lupe que recogerá todos los marcajes y los archivará en un fichero. De esta forma nosotros solo os aportamos la información de los marcajes para que posteriormente podáis tratarla.
¿Tienes más dudas? ¿Quieres saber más sobre Lupe y el control horario de los trabajadores? ¡Rellena el siguiente formulario y ponte en contacto con nosotros!
