Hace mucho tiempo que Sharepoint ha dejado de ser simplemente una plataforma de gestión documental. Y es que, desde hace ya bastante tiempo, la visión renovadora de Microsoft ha convertido esta solución en una herramienta integral de trabajo, que ofrece infinidad de ventajas a las empresas. Pero vamos por pasos:
¿Qué es SharePoint?
Microsoft SharePoint es el conjunto de herramientas que conforman una de las plataformas de colaboración empresarial más robustas, que permite la posibilidad de, a través de sus múltiples funcionalidades, crear, organizar y administrar proyectos de forma eficiente, segura y compartida y colaborativa. Descrubre aquí información más detallada sobre: qué es Sharepoint
Funcionalidades de SharePoint para las empresas
Microsoft Sharepoint se ha convertido en una solución vital para la productividad de las empresas, De hecho, sus posibilidades cautivan a cada vez más clientes. Desde Nunsys, queremos repasar las principales funcionalidades que sabemos que pueden aportar un valor añadido a als empresas:
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Herramientas colaborativas
SharePoint proporciona una plataforma para que los equipos puedan colaborar de la forma más eficiente y efectiva, compartiendo documentos, tareas, calendarios o correos electrónicos como ficheros, tanto si los integrantes son de la propia empresa, como si son de fuera.
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Creación de portales
SharePoint es una herramienta muy útil para la creación de portales, incluyendo sitios donde compartir información con otras personas , con la ventaja de poder personalizar el contenido que queremos visualizar, ya que cumple con todos los requisitos de privacidad, control de acceso, y compatibilidad con cualquier dispositivo móvil.
CASO DE ÉXITO SHAREPOINT PARA CREACIÓN PORTAL DEL EMPLEADO
En la era de la Transformación Digital, cada vez más las empresas están apostando por la creación de un Portal de Empleado, en contraposición con herramientas estáticas como agendas,blogs,…
Y es que, Un Portal del Empleado es una solución que favorece la comunicación bidireccional con los empelados, así como el intercambio de información y el repositorio de documentos útiles para la empresa.
Desde Nunsys, por nuestra experiencia en temas de gestión documental, sabemos que SharePoint es una de las mejores herramientas para mejorar la gestión de documentos en una empresa, debido a su facilidad para crear, de forma relativamente sencilla, Intranets, Extranets y entornos colaborativos ya que es capaz de ofrecer las siguientes ventajas:
– Con SharePoint puedes acceder a todo tipo de información en el portal del empleado en real time y desde cualquier dispositivo (sobre todo está completamente adaptado a móviles).
Además, tiene un panel de estadísticas muy completo, en el que se puede visualizar datos muy importantes como los detalles de la creación y edición de cualquier archivo: la fecha en la que se creo, quién lo creo, quién fue la última persona en editarlo,…
– SharePoint permite crear grupos de trabajo personalizados y editar documentos entre varios usuarios, lo que incide directamente en una mejora ostensible de la comunicación interna de una empresa, ya sea de unidireccional, o bidireccional (fomentando la participación).
– A través del modo offline Sharepoint permite seguir trabajando en los archivos aunque no se disponga de conexión a Internet en un determinado momento.
– Ofrece una interfaz sencilla, intuitiva, y muy usable, adaptable a todo tipo de dispositivos, especialmente a los móviles, como hemos mencionado anteriormente.
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Business Intelligence
SharePoint es una herramienta que forma parte de la suite de soluciones de Office 365, y por lo tanto es capaz de ofrecer las funcionalidades de herramientas como Power BI, que también está integrada en la suite de Office 365.
Microsoft SharePoint proporciona una robusta plataforma para la creación y publicación de informes, visualización y análisis de datos, utilización de indicadores clave de rendimiento (PKIs), creación de cuadros de mando,…
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ECM, (Enterprise Content Management)
No solo, a través de Sharepoint, contaremos con la posibilidad de crear y administrar todo tipo de contenidos, sino que también se puede integrar con flujos de trabajo automatizados que pueden servir para crear procesos aprobación y revisión de documentos.
- También ofrece otro tipo de funcionalidades: creación e integración de procesos de negocio, modernización y actualización de sistemas obsoletos (muchas veces heredados,…)
Los cuatro pilares de Sharepoint
La nube para mayor flexibilidad
La nube sigue llegando más y más lejos en los productos de Microsoft. Los beneficios del Cloud en Sharepoint siguen mejorando y permiten ya acceder a todos los documentos desde cualquier lugar y dispositivo sin tener límite de almacenamiento, editarlos online de forma colaborativa gracias a las Office Apps y disponer de integración con OneDrive y almacenamiento adicional sin límites .
Gracias a ello «Sharepoint te permite flexibilizar tu espacio de trabajo prácticamente sin límites gracias a la Nube«, tal y como explicó Urbina durante su ponencia.
Movilidad con un uso adaptado
El enfoque móvil de Sharepoint 2013 es obvio y está trabajado desde la optimización total de la usabilidad, «El mundo hoy en día es multi dispositivo, y por eso hay que pensar en modo multi pantalla para mejorar los flujos de trabajo».
Por ello existe la posibilidad de realizar una redirección automática a la versión de Sharepoint de navegador móvil, así como a acceder a todas las office apps para editar tus documentos desde la tablet o el smartphone.
La experiencia de usuario de Sharepoint y Office 365 ha sido optimizada para estar totalmente adaptada y ser fluida en cualquier dispositivo.
Sharepoint también es Social
La relación entre los miembros de un entorno de trabajo es fundamental en el día a día, y por ello Microsoft Sharepoint facilita esta labor también a través de su plataforma, donde ha incorporado numerosas funciones como:
- Sitios de comunidad específicos con moderadores y gestión personalizada para facilitar la gestión de proyectos, funcionamiento de departamentos…
- Nuevos tablones de discusión para fomentar la participación de los miembros
- Nuevos perfiles personales para los usuarios optimizados donde poder poner su información, además de la opción de crear blogs para compartir contenidos propios.
- Y además, permite la integración con Yammer, o con el propio Teams, que está sustituyendo a Skype Empresarial. con la que poder crear sinergias integrando las herramientas.
Mayor control IT para mejor adaptación
El control IT de Sharepoint es lo que permite su perfecta adaptación en los entornos de cualquier empresa.
Sharepoint es una herramienta orientada a la colaboración, por lo que cada vez la integración de otras aplicaciones como Office 365 es más completa, lo cual multiplica sus posibilidades.
Además, ofrece gracias a su gran escalabilidad a través del desarrollo y la utilización de Apps.
Por último, el control de políticas de acceso y permisos estará en manos del personal IT que podrá:
- Gestionar y controlar las políticas establecidas en la herramienta y sus usuarios.
- Administrar el gobierno corporativo del sitio para que el funcionamiento del sitio esté acorde al mismo
- Gestionar la seguridad garantizando que todos los comparten y manejan su contenido de forma segura.
- Ampliar y desarrollar nuevas soluciones sobre la plataforma para solventar cualquier necesidad.
Lleva Sharepoint a tu empresa con Nunsys
Nunsys es partner de Microsoft en Valencia y España con especialistas dedicados a la implantación de soluciones de todos sus productos, entre los que está Microsoft Sharepoint.
Nos adaptamos a todas las necesidades del cliente para conseguir que esta plataforma se integre a la perfección en su entorno empresarial. Solo tienes que contactar con nosotros y te informaremos sin compromiso de todo lo que te podemos ofrecer con Sharepoint.
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